Vlaggetjes, categorieën, sterren en labels

De meeste e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid extra (visuele) kenmerken toe te voegen aan een bericht. Outlook 2003 werkt met vlaggetjes en categorieën, GMail met sterren en labels. Er zijn twee redenen om deze optie te gebruiken:
- berichten met een bepaalde markering worden gemakkelijker herkenbaar: je zou berichten met een rood vlaggetje kunnen markeren om aan te geven dat ze prioriteit hebben
- gearchiveerde berichten zijn sneller terug te vinden op basis van een bepaalde markering

Je kunt zelf de betekenis van markeringen bedenken. Een paar voorbeelden:
- als je binnen je organisatie werkt met productcodes kun je daar een categorie of label van maken en die toekennen aan alle correspondentie over het betreffende product (markeren op inhoud)
- je kunt een sterretje of bepaalde kleur vlag toevoegen aan e-mailberichten waar je nog actie op moet ondernemen (markeren op taak)

Op basis van specifieke kenmerken van berichten kun je het toekennen van vlaggetjes, categorieën, sterren en labels in GMail en Outlook automatisch laten gebeuren. Zo kun je e-mailberichten van de baas van je bedrijf automatisch laten voorzien van een rood vlaggetje.



Een ster toevoegen kan simpelweg door op het lichtblauwe sterretje bij een bericht te klikken. Dit wordt dan geel. Met een druk op de link 'Met ster' worden alle berichten getoond met een ster. Boven het bericht staat een pull-downmenu waarin je kunt kiezen voor het toevoegen van een label. Met een druk op de link van het betreffende label links op het scherm worden alle berichten getoond met het betreffende label. Klik hier voor informatie over het automatisch toekennen van labels en sterren via de optie 'Filters'.



Klik in Outlook 2003 in de menubalk boven het bericht op het icoontje voor het toevoegen van een vlaggetje. Kies 'Beeld', 'Opties' voor het toevoegen van een categorie. Als je deze markeringen wilt gebruiken voor zoeken naar berichten, kies dan 'Extra', 'Zoeken', 'Zoekcriteria'. Klik op het tabblad 'Geavanceerd'. Kies bij het menu 'Veld' voor 'Veelgebruikte velden'. Daar vind je 'Categorieën' en 'Kleur van markering'. Klik hier voor informatie over het automatisch toekennen van labels en sterren via de optie 'Regels maken'.