Merlin Mann over 'de lege inbox'

Delete, Delegate, Respond, Defer, Do... Het zijn de vijf reacties waaruit je volgens Merlin Mann kunt kiezen als er een e-mail binnenkomt. Wat er ook gebeurt, zegt hij, maak een keuze en zorg ervoor dat je inbox leeg is. In deze talk van 30 minuten, gevolgd door een discussie met de zaak, maak je kennis met de filosofie van Mann over e-mail. Je zult er veel in herkennen van wat op deze website gepubliceerd staat. Mann refereert verder regelmatig aan 'Getting Things Done' en het begrip 'procrastination'. Aardige, luchtige presentatie, waarbij de regisseur helaas iets teveel slides en te weinig Mann laat zien.

-l:^i l:^u

Vreemde titel, niet? Wat je boven dit bericht ziet staan is geen ASCII-art, geen emoticon voor 'verwarring', maar een zoekopdracht in Gmail voor alle berichten die niet in de inbox staan en die nog niet gelezen zijn. De l: staat voor kenmerk, het minnetje ervoor staat voor 'voldoet niet aan'. De ^i staat voor inbox, de ^u voor 'unread'.

Probeer ook eens een zoekopdracht met deze kenmerken:
^b chats
^f verzonden berichten
^k trash
^r draft
^s spam
^t berichten met een ster

Gelezen op: Google System Blog.

Kleine beurt

Plan één keer in de een of twee maanden een kleine onderhoudsbeurt voor je e-mailbox. Misschien werken de filters niet meer naar behoren. Sommige nieuwsbrieven veranderen immers ineens van afzender of onderwerpregel, waardoor ze niet meer in de nieuwsbrieven-map terecht komen, maar toch weer in je In-box. En gooi eens wat oude post weg. Selecteer bijvoorbeeld alle post van meer dan een jaar oud en ruim die op. Je kunt ook selecteren op een trefwoord dat uniek is voor een reeds lang afgerond project. Eventueel kun je een reservekopie maken van de betreffende berichten. Zijn er nieuwsbrieven die je nooit leest of zijn ze beschikbaar gekomen als RSS-feed? Hef dan het abonnement op. Check of je alle mapjes (bij GMail labels) nog gebruikt. Zo niet, ruim ze op. Tot de volgende kleine beurt heb je gegarandeerd weer dat okselfrisse e-mail-gevoel!

Roddelen? Beter van niet...

Bij de koffieautomaat willen we nog wel eens een collega afvallen ("altijd te laat met zijn werk", "wil alleen maar hogerop ten koste van anderen"). De woorden blazen we weg over de hete koffie. We checken de non-verbale reactie bij de ander: is hij het met eens? Vertrouwen we het niet dan geven we er nog even een twist aan: "Ik vind het zelf ook lastig om mijn werk op tijd klaar te hebben."

In een e-mailbericht staat een roddel zwart-op-wit, doorsturen van zo'n roddel is een kwestie van een druk op de knop. Voor je het weet, weet iedereen dat je geen hoge pet op hebt van collega X of leidinggevende Y. Dat kan wel eens pijnlijk worden. De moraal: houd roddels uit je mail.

ACTE

In 'Gebruik je hersens' geeft Jan-Willem van den Brandhof een handig ezelsbruggetje voor het prioriteren van activiteiten, dat heel bruikbaar is voor e-mail: ACTE.

De A staat daarbij voor Actie: werk de actie die een e-mailbericht oproept meteen af. Kan dat niet, ga dan naar de C van Classify: plaats het bericht of de actie die nodig is op een plek - bijvoorbeeld in je agenda - waar je hem meteen kunt afwerken op het moment dat je het weer tegenkomt. Is de actie niet aan jou, kies dan voor Transmit, de T dus, en stuur het bericht door. Wordt er geen actie van je (of van een collega) verwacht, ga dan voor de E van Eliminate.

Bestel dit boek bij Managementboek.

De zondagavond-spits

Je ziet het steeds vaker: spits in het mailverkeer op zondag. Het heeft ook wel wat: op maandagochtend met een lege mailbox beginnen, alvast wat berichtjes verstuurd te hebben, wat opdrachten of verzoekjes te hebben verzonden... Dan kun je immers op maandag meteen met een opgeruimd hoofd en belangrijker zaken aan de slag.

Wel lastig dat die collega ook net met zijn mail bezig is en direct op jouw mailtje reageert, om zijn 'Postvak In' morgenvroeg ook leeg te hebben. Met als gevolg dat jouw 'Postvak In' weer een bericht bevat, waarop je toch maar weer reageert... enzovoort.

Een oplossing? Werk gerust je mail af op zondag, maar verzend je berichten nog niet. Zet al je berichten klaar voor verzenden, maar stuur ze pas op maandagochtend de digitale snelweg op. Neem nog een goed glas wijn, ga op tijd naar bed en begin de maandag fris en uitgerust.

Opnieuw versturen

Een handige optie is die van het opnieuw in originele versie versturen van een bericht. In tegenstelling tot bij de functie 'doorsturen' wordt het bericht hierbij ongewijzigd (dus onder andere zonder de FW: in de onderwerpregel) klaargezet voor verzending. Dit kan handig zijn bij het verzenden van veelgebruikte informatie, zoals een persbericht, een standaard instructie voor een collega of als je niet met CC of BCC wilt werken bij een bericht dat naar meerdere ontvangers moet.



Open het opnieuw te verzenden bericht. Kies onder 'Acties', 'Dit bericht opnieuw verzenden'. Verander desgewenst de geadresseerde, de attachments enzovoort en kies voor ‘Verzenden’.

In GMail ontbreekt deze optie.