Veelgebruikte standaard tekstfragmenten

Je bent een e-mailtje aan het typen en je denkt: dit stukje tekst heb ik al veel vaker getypt. Voorbeeld: "Wil je het Word-bestand in de bijlage voorzien van correcties door de optie 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' aan te vinken. Je vindt deze optie onder 'Extra', 'Wijzigingen bijhouden', 'Wijzigingen markeren'. Opmerkingen graag plaatsen door de betreffende tekst te selecteren en te kiezen voor 'Invoegen', 'Opmerking'.

Maar doe het maar eens: het bewuste tekstfragment opzoeken, het openen, kopiëren... terug naar het e-mail-programma, plakken. Nee, dan gaat het nog maar eens typen van dat fragment toch weer sneller. Toch kan het sneller.


GMail heeft geen mogelijkheden om standaardtekstjes snel in te voeren. Een oplossing biedt het aanleggen van één bestand met veelgebruikte tekstfragmenten. Dat kan bijvoorbeeld heel eenvoudig in een Kladblok-bestand dat je via een snelkoppeling op het bureaublad gemakkelijk toegankelijk maakt. Je kunt ook een map maken met standaardmailtjes.


Kies 'Invoegen', 'Autotekst'. Kies vervolgens een van de beschikbare teksten of maak een nieuwe aan. Dat doe je door het standaardtekstje eerst te typen. Selecteer de tekst, kies weer 'Invoegen', 'Autotekst' en 'Nieuw' (of gebruik Alt+F3) en sla het standaardtekstje op. Het is vervolgens altijd beschikbaar.

Extra tip: je kunt veelgebruikte toelichtingen, instructies en andere standaard boodschappen ook op een webpagina plaatsen en hier met een URL naar verwijzen: "Ik zie uw reactie graag tegemoet. Als u gebruik maakt van de mogelijkheden die Word biedt, kan ik een snelle en zorgvuldige verwerking van uw opmerkingen garanderen."

2 Comments:

Anonymous Lia McGonigal said...

Becomes e-mail stress really a problem? On a new website:. e-mail de Baas you find tips and tricks to keep your e-mails under control. In The Core more about the national reward survey of Human Capital Group and the Taskforce Zorgverzekeraars. Doe joe spiek English? This is not the same as writing English! Please contact an experienced translator or writer in English!

15/10/05  
Anonymous erik said...

Ook handig: maak een hele serie 'handtekeningen' aan met veel gebruikte tekstblokjes. Als fotograaf zeg ik vaak: let nog niet op de kleuren e.d. want de foto's zijn hierop nog niet gecorrigeerd e.d. blabla, dus kijk alleen naar wat erop staat blabla...

En zo heb ik er nog een hele reeks gemaakt; hartstikke handig!

21/10/05  

Een reactie plaatsen

<< Home

e-mail e-mailjungle Annerieke Broekema Liset Ratelband stress inbox time management mail management information overload verdrinken in bergen e-mail gek van al die e-mail omgaan met e-mail flukschwa e-mail coach