E-mail de baas!

Merlin Mann over 'de lege inbox'

2007-08-09T15:58:00.000+02:00

Delete, Delegate, Respond, Defer, Do... Het zijn de vijf reacties waaruit je volgens Merlin Mann kunt kiezen als er een e-mail binnenkomt. Wat er ook gebeurt, zegt hij, maak een keuze en zorg ervoor dat je inbox leeg is. In deze talk van 30 minuten, gevolgd door een discussie met de zaak, maak je kennis met de filosofie van Mann over e-mail. Je zult er veel in herkennen van wat op deze website gepubliceerd staat. Mann refereert verder regelmatig aan 'Getting Things Done' en het begrip 'procrastination'. Aardige, luchtige presentatie, waarbij de regisseur helaas iets teveel slides en te weinig Mann laat zien.

-l:^i l:^u

2007-05-14T22:34:00.000+02:00

Vreemde titel, niet? Wat je boven dit bericht ziet staan is geen ASCII-art, geen emoticon voor 'verwarring', maar een zoekopdracht in Gmail voor alle berichten die niet in de inbox staan en die nog niet gelezen zijn. De l: staat voor kenmerk, het minnetje ervoor staat voor 'voldoet niet aan'. De ^i staat voor inbox, de ^u voor 'unread'.

Probeer ook eens een zoekopdracht met deze kenmerken:
^b chats
^f verzonden berichten
^k trash
^r draft
^s spam
^t berichten met een ster

Gelezen op: Google System Blog.

Kleine beurt

2006-09-12T19:56:00.000+02:00

Plan één keer in de een of twee maanden een kleine onderhoudsbeurt voor je e-mailbox. Misschien werken de filters niet meer naar behoren. Sommige nieuwsbrieven veranderen immers ineens van afzender of onderwerpregel, waardoor ze niet meer in de nieuwsbrieven-map terecht komen, maar toch weer in je In-box. En gooi eens wat oude post weg. Selecteer bijvoorbeeld alle post van meer dan een jaar oud en ruim die op. Je kunt ook selecteren op een trefwoord dat uniek is voor een reeds lang afgerond project. Eventueel kun je een reservekopie maken van de betreffende berichten. Zijn er nieuwsbrieven die je nooit leest of zijn ze beschikbaar gekomen als RSS-feed? Hef dan het abonnement op. Check of je alle mapjes (bij GMail labels) nog gebruikt. Zo niet, ruim ze op. Tot de volgende kleine beurt heb je gegarandeerd weer dat okselfrisse e-mail-gevoel!

Roddelen? Beter van niet...

2006-08-21T12:09:00.000+02:00

Bij de koffieautomaat willen we nog wel eens een collega afvallen ("altijd te laat met zijn werk", "wil alleen maar hogerop ten koste van anderen"). De woorden blazen we weg over de hete koffie. We checken de non-verbale reactie bij de ander: is hij het met eens? Vertrouwen we het niet dan geven we er nog even een twist aan: "Ik vind het zelf ook lastig om mijn werk op tijd klaar te hebben."

In een e-mailbericht staat een roddel zwart-op-wit, doorsturen van zo'n roddel is een kwestie van een druk op de knop. Voor je het weet, weet iedereen dat je geen hoge pet op hebt van collega X of leidinggevende Y. Dat kan wel eens pijnlijk worden. De moraal: houd roddels uit je mail.

ACTE

2006-08-12T23:07:00.000+02:00

In 'Gebruik je hersens' geeft Jan-Willem van den Brandhof een handig ezelsbruggetje voor het prioriteren van activiteiten, dat heel bruikbaar is voor e-mail: ACTE.

De A staat daarbij voor Actie: werk de actie die een e-mailbericht oproept meteen af. Kan dat niet, ga dan naar de C van Classify: plaats het bericht of de actie die nodig is op een plek - bijvoorbeeld in je agenda - waar je hem meteen kunt afwerken op het moment dat je het weer tegenkomt. Is de actie niet aan jou, kies dan voor Transmit, de T dus, en stuur het bericht door. Wordt er geen actie van je (of van een collega) verwacht, ga dan voor de E van Eliminate.

Bestel dit boek bij Managementboek.

De zondagavond-spits

2006-05-13T23:11:00.000+02:00

Je ziet het steeds vaker: spits in het mailverkeer op zondag. Het heeft ook wel wat: op maandagochtend met een lege mailbox beginnen, alvast wat berichtjes verstuurd te hebben, wat opdrachten of verzoekjes te hebben verzonden... Dan kun je immers op maandag meteen met een opgeruimd hoofd en belangrijker zaken aan de slag.

Wel lastig dat die collega ook net met zijn mail bezig is en direct op jouw mailtje reageert, om zijn 'Postvak In' morgenvroeg ook leeg te hebben. Met als gevolg dat jouw 'Postvak In' weer een bericht bevat, waarop je toch maar weer reageert... enzovoort.

Een oplossing? Werk gerust je mail af op zondag, maar verzend je berichten nog niet. Zet al je berichten klaar voor verzenden, maar stuur ze pas op maandagochtend de digitale snelweg op. Neem nog een goed glas wijn, ga op tijd naar bed en begin de maandag fris en uitgerust.

Opnieuw versturen

2006-01-01T23:04:00.000+01:00

Een handige optie is die van het opnieuw in originele versie versturen van een bericht. In tegenstelling tot bij de functie 'doorsturen' wordt het bericht hierbij ongewijzigd (dus onder andere zonder de FW: in de onderwerpregel) klaargezet voor verzending. Dit kan handig zijn bij het verzenden van veelgebruikte informatie, zoals een persbericht, een standaard instructie voor een collega of als je niet met CC of BCC wilt werken bij een bericht dat naar meerdere ontvangers moet.

Open het opnieuw te verzenden bericht. Kies onder 'Acties', 'Dit bericht opnieuw verzenden'. Verander desgewenst de geadresseerde, de attachments enzovoort en kies voor ‘Verzenden’.

In GMail ontbreekt deze optie.

Werkzaamheden plannen

2006-01-01T23:01:00.000+01:00

In een e-mailbericht kan een vraag staan die leidt tot bepaalde werkzaamheden. Zo kan een collega vragen of je eens goed naar een offerte wilt kijken. Als je daar niet direct de tijd voor hebt, is het handig deze activiteit voor een later moment in te plannen. Het betreffende e-mailbericht kun je dan wissen uit je in-box.

Outlook biedt de mogelijkheid dit geheel elektronisch te doen. Sleep het betreffende e-mailbericht simpelweg van de in-box naar 'Agenda'. Er opent een nieuw venster, waarin het bericht als 'vergadering' in de agenda gezet kan worden. Kies een datum en tijd en klik op 'Opslaan en sluiten'. Wis het oorspronkelijke bericht uit de in-box.

Op dezelfde manier kan een e-mailbericht naar 'Taken' gesleept worden. In dit geval hoeft de activiteit niet aan een bepaalde datum en tijd gekoppeld te worden, maar komt deze - eventueel met een zelfgekozen deadline - in een takenlijst te staan.

In beide gevallen blijft het integrale e-mailbericht met attachment beschikbaar.

Hardop lezen

2005-12-26T10:38:00.000+01:00

Is de tekst van je e-mailbericht klaar? De ultieme laatste 'check' is het voor jezelf hardop voorlezen van de tekst. Te krampachtig geformuleerde zinnen vallen vanzelf door de mand en je hoort als het ware de toonzetting van je bericht: kun je het vriendelijk of zakelijk voorlezen?

Wensen voor kerst en oud en nieuw: niet per mail

2005-12-20T22:19:00.000+01:00

Menige mailbox loopt deze dagen vol met goed bedoelde, welgemeende wensen voor een fijne kerst en een gelukkig nieuwjaar. Soms wordt zelfs het integrale adressenboek van de organisatie 'geript' en in het To:-veld gedropt. De echte hobby'ist hangt er dan ook nog foto's of animatiefilmpjes aan die de server van de werkgever en/of de mailbox van de ontvanger flink belasten.

Hoe goed bedoeld ook, deze manier van wensen slaat de plank behoorlijk mis:
- de ontvanger vindt het jammer dat de afzender het kennelijk niet de moeite waard vindt naar de brievenbus te lopen, een klein bedrag te investeren in een postzegel of tenminste de boodschap te personaliseren;
- het bericht komt terecht tussen zakelijke mail in de toch al drukke dagen voor kerst, waardoor de aandacht voor de boodschap minimaal zal zijn.

Rekensommetje: in een organisatie van 100 werknemers sturen 60 mensen een kaartje naar alle namen in het bedrijfsadresboek. Het lezen, openen, eventueel afdrukken en weer weggooien van een bericht kost 1 minuut. Bij elkaar gaan dus 6000 minuten (= 100 uur) 'verloren'. Suggestie: spreek af elkaar geen e-mailwensen te sturen en steek 100 x de uurprijs van een werknemer in een leuke borrel aanstaande vrijdag!

Wegwerpadres voor tijdelijk gebruik

2005-11-23T12:02:00.000+01:00

Als fanatiek internetgebruiker kom je nogal eens op een website waar je een e-mailadres moet achterlaten. Denk aan online aankopen of het nemen van een account bij een internetdienst. Vervolgens stromen de reclameboodschappen, nieuwsbrieven of anderszins 'goed bedoelde' berichten binnen. Erg onplezierig!

Neem voor dit soort situaties daarom een wegwerpadres, bijvoorbeeld bij Spambob. Deze dienst kent drie vormen van wegwerpadressen:
- een .com-adres: mail die hierop binnenkomt, wordt (in het openbaar) getoond op de Spambob-website.
- een .net-adres: mail die hierop binnenkomt, wordt doorgestuurd naar je privé-adres. Zodra je vervelende berichten gaat krijgen, hef je het .net-adres eenvoudigweg op.
- een .org-adres: mail die hierop binnenkomt, wordt meteen verwijderd.

Spambob is gratis.

Een andere dienst is Dodge It. Maak een e-mailadres aan en je kunt er meteen berichten op ontvangen. Je leest deze van een onafgeschermde website of als RSS-feed. Wie je adres raadt, kan dus meelezen. Voordeel: geen gedoe met wachtwoorden. Tip: kies een lastig te raden adres (dus niet je voor- of achternaam).

De 'zonder tegenbericht'-constructie

2005-11-02T15:07:00.000+01:00

Tien, twintig of misschien wel dertig procent minder antwoorden op je e-mailberichten ontvangen? Gebruik dan vaker de 'zonder tegenbericht'-constructie. Hiermee beweeg je de ontvanger alleen te reageren als dat nog echt noodzakelijk is.

Voorbeelden: "Zonder tegenbericht voor aanstaande maandag ga ik ervan uit dat ik niets meer hoef te ondernemen." Of: "Zonder tegenbericht ga ik ervan uit dat jij deze kwestie afwikkelt met X."

Dat scheelt nieuwe berichten in je inbox: "Je hoeft niets meer te ondernemen." En: "Ik wikkel deze kwestie verder wel af met X."

RSS feeds in plaats van nieuwsbrieven

2005-10-23T16:16:00.000+02:00

Hoe blijf je op de hoogte van wat er allemaal gebeurt op al die leuke en interessante websites? Dagelijks of wekelijks al je favorieten langssurfen is onbegonnen werk. Dus bieden de makers van die websites een helpend handje: jij kunt als bezoeker bepalen dat de betreffende website jou op de hoogte mag brengen.

Traditioneel gebeurt dit via nieuwsbrieven per e-mail. Dat was ooit handig omdat iedereen e-mail heeft en het een hoge attentiewaarde heeft bij de ontvanger. Toen onze e-mailboxen over begonnen te stromen bedacht iemand een alternatief: de RSS feed.

RSS staat voor Really Simple Syndication of Rich Site Summary (RSS). Dit protocol maakt het mogelijk om in één scherm, dat van de RSS-reader, koppen en samenvattingen te verzamelen van artikelen op bijna al je favoriete websites. Bijna, want deze websites moeten daarvoor wel een zogenaamde 'feed' aanbieden: een bron waaruit de reader zijn informatie kan halen.

Het RSS-formaat is een standaard die gebaseerd is op eenvoud: elk bericht kent een titel, een internetadres en een korte beschrijving. Door vanuit de RSS-reader te klikken op het internetadres wordt de betreffende pagina geopend.

Het advies: schrap al je abonnementen op nieuwsbrieven die per e-mail binnenkomen en stap over op RSS. Gebruik bijvoorbeeld het onvolprezen Bloglines. Neem abonnementen op de RSS feeds van je favoriete pagina's en plan vaste momenten om deze te bestuderen.

De e-mailvrije vrijdag

2005-10-16T21:06:00.000+02:00

Een idee voor jouw organisatie? Het Britse bedrijf Nestle Rowntree deed het al in 2001: de e-mailvrije vrijdag. Even elkaar niet bestoken met berichtjes, maar gewoon weer binnenlopen of bellen... of elkaar rustig laten werken. E-mail van klanten en relaties worden natuurlijk wel gewoon afgehandeld.

In Engeland heeft het concept nieuwe voorstanders. Ze komen uit de hoek van de gezondheidszorg en claimen dat e-mail dik maakt omdat mensen niet meer vanachter hun bureau komen. Dat meldt de Telegraaf van zondag 16 oktober. De oplossing luidt heel kort door de bocht: stop met e-mailen en je valt vanzelf af.

Onzin natuurlijk, maar het idee van de e-mailvrije dag is zeker te overwegen, bijvoorbeeld als onderdeel van de interne e-mailetiquette.

E-mail als onruststoker...

2005-10-16T13:16:00.000+02:00

Een van de bezoekers van deze website, trainer Rob Venstra, gebruikt de metafoor van de brievenbus om aan te geven dat je eenmaal geopende e-mail niet in je Inbox moet laten staan. Je gooit immers ook geen geopende enveloppen terug op je deurmat.

Voortbordurend op deze metafoor, kwam ik op de volgende gedachte over de onrust die e-mail kan veroorzaken in de dagelijkse werkzaamheden. Stel je een postbode voor die elk poststuk afzonderlijk komt bestellen en ook nog iedere keer aanbelt om het stuk persoonlijk aan jou te overhandigen. Vervolgens vraagt hij of hij meteen een antwoord van je mag meenemen voor de afzender.

Je kunt je voorstellen dat dat een hoop onrust veroorzaakt. Maar het is ook precies wat er gebeurt als je je e-mailprogramma altijd 'open' hebt staan met de 'alert'-functie (een geluidje, een pop-up waarschuwing) aan en de verplichting voelt meteen elk bericht te beantwoorden.

Nepwaarschuwingen en valse hartekreten

2005-10-16T12:55:00.000+02:00

Je hebt er vast wel eens een gehad: een e-mailbericht met zo'n waarschuwing voor een gevaarlijk nieuw virus, een kettingbrief waarin Bill Gates je een deel van zijn fortuin belooft of een hartekreet van een vader die zijn zieke dochtertje wil redden. De boodschap is steevast: geef deze boodschap door aan zoveel mogelijk mensen. De druk wordt nog extra opgevoerd door teksten als deze: "Dit nieuwe virus werd ons vandaag gemeld, om dit te stoppen is het nodig alle gebruikers zo snel mogelijk te verwittigen dat dit virus GEEN kans krijgt om te overleven..."

Trap er niet in: in 99,99% van alle gevallen gaat het om een zogeaamde 'hoax', een nepwaarschuwing of valse hartekreet. Een nepwaarschuwing doet precies wat hij pretendeert te voorkomen: het veroorzaken van een hoop gedoe en paniek. En een valse hartekreet... die veroorzaakt vooral veel zinloos e-mailverkeer.

Wat te doen? Krijg je een dergelijk bericht van een bekende, maak hem dan attent op het fenomeen 'hoaxes', bijvoorbeeld door te verwijzen naar deze tekst. Krijg je het bericht van een onbekende, negeer het dan en gooi het direct weg.

Raadpleeg bij twijfel de onafhankelijke website Virusalert.nl. Een andere tip: selecteer een fragment uit de tekst van het bericht en plaats dit tussen aanhalingstekens in de zoekbox van Google. Zo kom je over het algemeen snel te weten wat voor vlees je in de kuip hebt.

Veelgebruikte standaard tekstfragmenten

2005-10-12T17:06:00.000+02:00

Je bent een e-mailtje aan het typen en je denkt: dit stukje tekst heb ik al veel vaker getypt. Voorbeeld: "Wil je het Word-bestand in de bijlage voorzien van correcties door de optie 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' aan te vinken. Je vindt deze optie onder 'Extra', 'Wijzigingen bijhouden', 'Wijzigingen markeren'. Opmerkingen graag plaatsen door de betreffende tekst te selecteren en te kiezen voor 'Invoegen', 'Opmerking'.

Maar doe het maar eens: het bewuste tekstfragment opzoeken, het openen, kopiëren... terug naar het e-mail-programma, plakken. Nee, dan gaat het nog maar eens typen van dat fragment toch weer sneller. Toch kan het sneller.

GMail heeft geen mogelijkheden om standaardtekstjes snel in te voeren. Een oplossing biedt het aanleggen van één bestand met veelgebruikte tekstfragmenten. Dat kan bijvoorbeeld heel eenvoudig in een Kladblok-bestand dat je via een snelkoppeling op het bureaublad gemakkelijk toegankelijk maakt. Je kunt ook een map maken met standaardmailtjes.

Kies 'Invoegen', 'Autotekst'. Kies vervolgens een van de beschikbare teksten of maak een nieuwe aan. Dat doe je door het standaardtekstje eerst te typen. Selecteer de tekst, kies weer 'Invoegen', 'Autotekst' en 'Nieuw' (of gebruik Alt+F3) en sla het standaardtekstje op. Het is vervolgens altijd beschikbaar.

Extra tip: je kunt veelgebruikte toelichtingen, instructies en andere standaard boodschappen ook op een webpagina plaatsen en hier met een URL naar verwijzen: "Ik zie uw reactie graag tegemoet. Als u gebruik maakt van de mogelijkheden die Word biedt, kan ik een snelle en zorgvuldige verwerking van uw opmerkingen garanderen."

Vlaggetjes, categorieën, sterren en labels

2005-10-12T15:55:00.000+02:00

De meeste e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid extra (visuele) kenmerken toe te voegen aan een bericht. Outlook 2003 werkt met vlaggetjes en categorieën, GMail met sterren en labels. Er zijn twee redenen om deze optie te gebruiken:
- berichten met een bepaalde markering worden gemakkelijker herkenbaar: je zou berichten met een rood vlaggetje kunnen markeren om aan te geven dat ze prioriteit hebben
- gearchiveerde berichten zijn sneller terug te vinden op basis van een bepaalde markering

Je kunt zelf de betekenis van markeringen bedenken. Een paar voorbeelden:
- als je binnen je organisatie werkt met productcodes kun je daar een categorie of label van maken en die toekennen aan alle correspondentie over het betreffende product (markeren op inhoud)
- je kunt een sterretje of bepaalde kleur vlag toevoegen aan e-mailberichten waar je nog actie op moet ondernemen (markeren op taak)

Op basis van specifieke kenmerken van berichten kun je het toekennen van vlaggetjes, categorieën, sterren en labels in GMail en Outlook automatisch laten gebeuren. Zo kun je e-mailberichten van de baas van je bedrijf automatisch laten voorzien van een rood vlaggetje.

Een ster toevoegen kan simpelweg door op het lichtblauwe sterretje bij een bericht te klikken. Dit wordt dan geel. Met een druk op de link 'Met ster' worden alle berichten getoond met een ster. Boven het bericht staat een pull-downmenu waarin je kunt kiezen voor het toevoegen van een label. Met een druk op de link van het betreffende label links op het scherm worden alle berichten getoond met het betreffende label. Klik hier voor informatie over het automatisch toekennen van labels en sterren via de optie 'Filters'.

Klik in Outlook 2003 in de menubalk boven het bericht op het icoontje voor het toevoegen van een vlaggetje. Kies 'Beeld', 'Opties' voor het toevoegen van een categorie. Als je deze markeringen wilt gebruiken voor zoeken naar berichten, kies dan 'Extra', 'Zoeken', 'Zoekcriteria'. Klik op het tabblad 'Geavanceerd'. Kies bij het menu 'Veld' voor 'Veelgebruikte velden'. Daar vind je 'Categorieën' en 'Kleur van markering'. Klik hier voor informatie over het automatisch toekennen van labels en sterren via de optie 'Regels maken'.

De kracht van negeren...

2005-10-09T10:42:00.000+02:00

De ultieme besparing op je kostbare tijd is het simpelweg (selectief) negeren van e-mail. Dit is een heikel punt. Op deze tip heb ik dan ook al de nodige reacties gehad (zie 'reacties').

Negeer:
- een bericht dat niet specifiek voor jou bedoeld is (je staat in een CC- of BCC-lijst) en waar je ook daadwerkelijk niets mee kunt (Personeelszaken vraagt of je [lees: alle medewerkers] je auto voortaan binnen de lijnen wilt parkeren, maar je komt altijd met de fiets)
- spam of aanverwante vervelende ongewenste e-mail (Ik krijg wel eens verzoekjes of ik een link wil plaatsen naar de gok- of pornosite van de afzender)

Neem voor kennisgeving aan:
- berichten die expliciet bedoeld zijn om alleen even een boodschap tot je te nemen (een besluitenlijst van een vergadering waar je slechts zijdelings bij betrokken bent)

Interessante discussie is hoe ver je mag gaan met het negeren van e-mail. Wie zegt dat e-mail altijd beantwoord moet worden, accepteert ook de uiterste consequentie: als ik zoveel e-mail krijg dat ik bepaalde werkzaamheden niet meer kan doen, gaat e-mail toch voor. Dan het werk maar uitstellen. Anderen kiezen ervoor hun werk af te maken en de e-mail mee naar huis te nemen. Kan, maar het verlengt wel je werkdag. Dat is een keuze.

Er zijn mensen die e-mail negeren onder het motto 'als het echt belangrijk is, zal de betrokkene me wel een keer bellen of binnenlopen'. Dit is een nogal drastische maatregel. Aan de andere kant: moet je de regie over je tijd helemaal uit handen geven aan anderen?

Ik zie meer in het expliciteren van de boodschap dat je even geen tijd hebt. Stuur desnoods een standaard-antwoordje: "Door drukke werkzaamheden ben ik momenteel niet in de gelegenheid mijn e-mail zorgvuldig te beantwoorden."

Focus, focus en nog eens focus

2005-10-04T22:44:00.000+02:00

Als je het hanteren van je e-mail beschouwt in termen van time management, denk dan eens aan het begrip 'focus'. Ik betrap mezelf er ook wel eens op: even een mailtje bekijken terwijl ik met iemand aan de telefoon zit, even gluren naar de titel van een net binnengekomen mailtje als ik met iemand aan het praten ben. Helemaal fout natuurlijk!

E-mail vraagt net als overleggen, schrijven of autorijden aandacht... focus dus. Neem de tijd, verwerk e-mail op momenten dat je het minst kans hebt gestoord te worden. Of zoals een van de lezers van deze website het verwoordt: "Ik lees mijn e-mail in de daluren: half uur 's ochtends voor negenen, net na de lunch en net voor het weggaan. Tussenin dus niet meer! En ik houd de deur gesloten. Als je niet gestoord wordt, werk je zo een rits aan mails weg."

Wees zuinig met CC'tjes

2005-10-03T20:58:00.000+02:00

Een van de handigheidjes van e-mail is dat je met een extra druk op de knop hetzelfde bericht kunt versturen naar 2, 3 of meer ontvangers. Je kunt een zogenaamde Carbon Copy (CC) en Blind Carbon Copy (BCC) gebruiken. In het tweede geval ziet de ontvanger niet wie het bericht nog meer toegestuurd heeft gekregen.

Er is een keerzijde. Iedere ontvanger is een potentiële beantwoorder. Veel (B)CC-adressen gebruiken leidt al snel tot veel reacties. Wees dus selectief en stuur alleen alleen kopietjes naar wie ze echt moet ontvangen.

Als je zelf een van de ge-CC-de bent, kun je met de meeste programma's een antwoord genereren aan de verzender en alle andere ontvangers (Reply to all). Zo ontstaat er natuurlijk een wirwar aan reacties. In de meeste situaties is het daarom verstandiger alleen de opsteller van het originele bericht een antwoord te sturen.

Breng je 'mailmania' in kaart

2005-10-03T20:01:00.000+02:00

Hoe lang ben ik nu eigenlijk bezig per dag met het beantwoorden van mijn e-mail? Een schatting maken kan, maar je zult versteld staan van de feiten als je gaat meten. Dat kan met een kookwekkertje, maar ook met de website ClockWork.

Na registratie, kun je op deze website online een naam van een activiteit invoeren ('E-mail beantwoorden'), waarna een klokje begint te lopen. Als je wat anders gaat doen, zet je het klokje op pauze. Aan het eind van de werkdag kun je precies zien waar je kostbare tijd aan is opgegaan.

Notificatie uitzetten

2005-10-03T08:29:00.000+02:00

De meeste e-mailprogramma's kunnen een signaaltje ('notificatie') afgeven, zodra er een bericht binnenkomt. Het bekende 'pling'-geluid klinkt op menig kantoor. E-mail krijgt hiermee dezelfde indringende kracht als de (mobiele) telefoon. Ik heb het meegemaakt dat ik met een collega in gesprek was en dat hij de conversatie abrupt onderbrak om te kijken welke boodschap er op zijn systeem binnenkwam. Een pijnlijke ervaring.

E-mail kan altijd wachten tot het moment dat jij tijd hebt. Zet de notificatie van je e-mailprogramma daarom uit.

Heeft standaard geen notificatie. In de taakbalk is wel zichtbaar hoeveel ongelezen e-mailberichten er zijn.

Extra, Opties, tabblad Algemeen, optie 'Geluid afspelen bij nieuwe berichten' (verwijder het vinkje). Voor Outlook 2003: klik hier.

Datum prikken? Nooit per e-mail!

2005-10-02T09:38:00.000+02:00

Wie wel eens met een clubje van drie of meer mensen een afspraak heeft gemaakt, zal herkennen dat er een snelle uitwisseling van mogelijkheden op tafel komt. Er wordt onderhandeld met de agenda's in de hand.

Een datum prikken met drie of meer mensen per e-mail is veel moeilijker, of... bijna onmogelijk. Als persoon A positief reageert op het voorstel van persoon B, waarna persoon C laat weten verhinderd te zijn, moet het hele proces opnieuw beginnen. En dan is er nog de vraag wie het initiatief neemt voor een nieuw voorstel. Is dat B die het oorspronkelijke initiatief nam of C die zich verantwoordelijk voelt omdat hij roet in het eten heeft gegooid? Misschien voelen beiden zich ongeveer gelijktijdig geroepen een nieuw voorstel te doen. Dan wordt het al snel onoverzichtelijk.

Probeer daarom nooit een bijeenkomst met meerdere mensen te plannen via e-mail. Sommige organisaties bieden de mogelijkheid via Outlook elkaars agenda te raadplegen en zo te komen tot kansrijke voorstellen voor een datum. Je kunt het ook via internet doen op Datumprikker.nl of Datumbriefje.nl. Heb je geen moeite met een scheutje Engels, probeer dan ook Meet With Approval eens. Bij alle drie de diensten worden alle betrokkenen uitgenodigd op een aantal voorstellen te reageren.

Afwerken zonder direct te versturen

2005-10-01T16:17:00.000+02:00

Op deze website adviseer ik eenmaal geopende e-mailberichten meteen af te werken. Door snel een antwoord te geven, roep je echter ook weer een snelle reactie op van de ander. Zo stuw je elkaar op tot een snelle uitwisseling van berichten.

Je kunt dit proces temporiseren door je antwoorden klaar te zetten voor verzenden, maar nog even te wachten met het daadwerkelijk versturen (bijvoorbeeld tot aan het einde van de dag). Nog een voordeel: geeft jezelf nog wat bedenktijd om de formulering of strekking van je antwoord aan te passen. Ik heb zelf al verschillende keren meegemaakt dat een bericht dat ik had klaargezet door de veranderde omstandigheden uiteindelijk overbodig was geworden en kon worden gewist...

Sla het te verzenden bericht op als concept en open de map 'Concepten' om deze te verzenden op het tijdstip naar keuze.

Ga in Outlook 2003 naar 'Opties', tabblad 'E-mailinstellingen' en haal het vinkje weg bij 'Bij verbinding direct verzenden'. Verzend de e-mail op een later moment door te klikken op F9 ('Alles verzenden en ontvangen').

Trefwoorden noteren om terug te zoeken

2005-09-30T19:07:00.000+02:00

Als je een e-mailbericht op dag X nodig hebt en dag X is nog ver weg, noteer dan een trefwoord in je agenda waarmee je dat bericht kunt terugvinden. Vervolgens kun je het bericht veilig archiveren, waardoor je Inbox weer een stukje leger is.

GMail heeft een krachtige zoekfunctie, die vanaf elke pagina beschikbaar is. Zoek zo precies mogelijk. Gebruik bijvoorbeeld aanhalingstekens om op exacte frasen, in plaats van op de losse woorden te zoeken. Voorbeeld: "Voorstel inkoop".

Ongewenste mail van bekenden: wees duidelijk

2005-09-29T16:21:00.000+02:00

Soms sturen bekenden je met alle goede bedoelingen van die zogenaamd leuke e-mailberichten, zoals grappen, fotobewerkingen die ze op internet hebben gevonden of kettingbrieven. Je kunt ze natuurlijk negeren en wissen. Maar je kunt ook een vriendelijk, maar duidelijk bericht als antwoord sturen dat je dit soort berichten niet op prijs stelt. Gebruik als argument dat je je e-mail alleen zakelijk wilt gebruiken.

Geef een deadline voor reageren

2005-09-29T13:14:00.001+02:00

Als je een voorstel of vraag mailt naar een aantal mensen, maak dan duidelijk wanneer je uiterlijk een reactie wilt ontvangen. Het voorkomt dat je:
- te late reacties krijgt, waar je toch niets meer mee kunt doen en
- herinneringen moet gaan mailen naar mensen die nog niet gereageerd hebben.

Hoe duidelijker je deadline, hoe beter het resultaat. Formuleer je verzoek bijvoorbeeld als volgt: "Als ik voor woensdag aanstaande 12.00 uur over je eventuele opmerkingen beschik, kan ik ze nog verwerken in het document."

Spreek een interne e-mailetiquette af

2005-09-29T13:14:00.000+02:00

Door met collega's een aantal afspraken te maken over het verzenden en verwerken van e-mail kan veel tijd bespaard worden. Ook worden ergernissen voorkomen. Een interne e-mailetiquette moet passen bij de cultuur van een organisatie. Dè e-mailetiquette bestaat dan ook niet.

Denk aan afspraken als:
- geen attachments sturen, maar verwijzen naar documenten op het intranet van je organisatie
- bij antwoorden op e-mailberichten zorgvuldig knippen uit het oorspronkelijke bericht; wis in ieder geval niet-relevante passages
- niet e-mailen naar collega's die zich in het gebouw bevinden
- tekst zonder opmaak (dus geen toeters en bellen, zoals smiley's, achtergronden en kleurrijke signatures)

Klik hier voor een voorbeeld in Word. Je bent vrij dit document te gebruiken en aan te passen, mits je suggesties en aanvullingen deelt met de bezoekers van deze website door ze te e-mailen naar ernomijland@gmail.com.

Een tweede mailbox of niet?

2005-09-25T10:24:00.000+02:00

Het wordt vaak aangeraden: scheid privé- en zakelijke e-mail door twee e-mailadressen aan te houden. Dit kan inderdaad een goede optie zijn. Zo zou je zakelijke e-mail voortdurend kunnen monitoren en privé-mail bijvoorbeeld slechts twee keer per week kunnen raadplegen.

Wil je beide mailboxen dagelijks in de gaten houden, dan is het prettiger met één adres te werken.

Open elk bericht in principe maar één keer

2005-09-24T18:30:00.000+02:00

Het is misschien wel een van de moeilijkste opdrachten van het 'e-mail de baas'-concept: open elk bericht slechts één keer. Want hoe vaak open je niet een bericht om vervolgens te bedenken dat je er op een later moment nog wel eens naar zult kijken. Het komt voor dat berichten zo twee, drie keer geopend worden. Telkens weer moet je je weer verdiepen in de tekst. Kostbare tijd gaat verloren.

Vraag je telkens weer af wat de kern van het bericht is:
- een vraag: beantwoord de vraag meteen als dat kan
- een opdracht/verzoek: werk dit meteen uit of plan de klus in je agenda
- informeren: lees door of druk belangrijke informatie die je meermalen moet raadplegen af

Besteed voldoende tijd aan het schrijven van een bericht

2005-09-24T16:38:00.000+02:00

Een goed geformuleerde e-mail geeft de beste kansen op een bruikbaar antwoord. Besteed daarom voldoende aandacht aan het schrijven van een e-mailbericht. Expliciteer vooral wat je (wanneer) van de ontvanger verwacht.

Een goede e-mail begint al bij het formuleren van een goede onderwerpregel. "Voorstel nota reiskosten: graag reactie" is een betere onderwerpregel dan "Nota 2005_43 Reiskst."

Gebruik witregels om je bericht overzichtelijk te maken. Verder: korte, heldere zinnen, lange opsommingen plaatsen met de items onder elkaar (met een liggend streepje) enzovoort. Verplaats je even in de lezer: beschikt hij over voldoende voorkennis om te begrijpen wat je schrijft.

Geloof me, de tijd die je investeert in een helder e-mailbericht verdien je altijd terug.

Virtuele secretaresse

2005-09-24T16:33:00.000+02:00

Een tip op het randje van goed fatsoen misschien... Om iemand (tijdelijk) af te schepen kan het handig zijn de hulp in te schakelen van je eigen virtuele secretaresse. Je beantwoordt een bericht dan met een standaardtekstje en ondertekent het met de naam van je - eventueel verzonnen - secretaresse: "De heer Mijland is vandaag niet in staat uw vraag te beantwoorden. Ik zal uw bericht morgen onder de aandacht van de heer Mijland brengen..."

Fragmenten weergeven

2005-09-24T16:26:00.000+02:00

Een goede onderwerpregel zegt in een paar woorden waar het betreffende bericht over gaat (zie ook Besteed voldoende tijd aan het schrijven van een bericht). Niet iedereen kan echter een even helder formuleren. De meeste e-mailprogramma's kun je de inbox gelukkig behalve het onderwerpregel ook een klein deel van de inhoud van het bericht laten tonen. Hierdoor weet je snel of een bericht echt urgent is, belangrijk is om te lezen of eventueel ongelezen kan worden verwijderd.

Kies bij 'Instellingen', 'Algemeen' voor 'Fragmenten weergeven'.

Kies in Outlook 2003 voor 'Beeld', 'Autovoorbeeld'.

Vermijd zoveel mogelijk 'spam'

2005-09-24T16:16:00.000+02:00

Ongewenste e-mail - spam - vormt de grootste bedreiging voor de bruikbaarheid van e-mail. Berichten waar je niets aan hebt, maken je inbox alleen maar onoverzichtelijker. De meeste werkgevers en providers bieden standaard of als optie een spamfilter aan. Dat is een stukje software, dat berichten met bepaalde trefwoorden of die aan bepaalde andere kenmerken voldoen meteen verwijdert of in een aparte map plaatst.

Soms is e-mail geen spam, maar wel ongewenst. Denk aan een nieuwsbrief, waarvan het niet lukt het abonnement op te zeggen of berichten van iemand van wie je liever geen berichten ontvangt. Maak in zo'n geval een filter aan om de berichten direct naar een speciale map door te sturen. Zie: Nieuwsbrieven: sla de inbox over.

GMail heeft naast een degelijk spamfilter een 'rapporteer'-systeem voor ongewenste e-mail. Als een grote groep mensen een bepaald bericht rapporteert als 'spam' (door middel van een knop, wordt deze gezamenlijke 'kennis' gebruikt om verdere verspreiding van het bericht te voorkomen.

Sorteer op 'draad'

2005-09-24T16:07:00.000+02:00

Bij e-mail is vaak sprake van een reeks berichten rond een onderwerpregel. Het eerste bericht wordt gevolgd door een aantal berichten met als onderwerp: "Re: onderwerp". Om een goed overzicht te krijgen van de berichten die bij elkaar horen, laat je ze sorteren op 'draad' (in het Engels: 'thread'). Je kunt zo'n draad bovendien in een keer archiveren.

GMail presenteert berichten automatisch in deze vorm.

Klik in Outlook 2003 op de balk 'Onderwerp' in Postvak In. De berichten worden nu op 'draad' gesorteerd.

Antwoorden niet nodig...

2005-09-24T10:22:00.000+02:00

Vaak wil je iemand met een e-mailbericht alleen wat meedelen: "Hierbij ontvang je de gevraagde cijfers." Je hebt in zo'n geval niet echt een antwoord nodig en al helemaal niet een antwoord als 'bedankt, groetjes, Jaap'. In de chatrooms wordt de boodschap 'NRN' (= no reply necessary) gebezigd als de zender van de boodschap geen antwoord hoeft te hebben. Waarom dan niet in e-mail? In het kader van de duidelijkheid mag je best een bericht besluiten met: "Je hoeft op dit bericht geen reactie te geven."

Tip: geef onder je mailbericht de code 'NRN' met een verwijzing naar deze uitleg:
http://www.emaildebaas.info/2005/09/antwoorden-niet-nodig.html

What you give is what you get!

2005-09-24T10:18:00.000+02:00

Wie veel e-mail verstuurt, zal veel e-mail ontvangen. Iedere actie roept eeen reactie op.

Vraag je bij elk bericht even af of het wel verstandig is voor de betreffende boodschap e-mail als medium te gebruiken. Is een telefoontje of rechtstreeks contact met de collega, die een paar kamers verderop zit niet effectiever?

Misschien is het handig een aantal vragen op te sparen en die in een keer te verzenden, zodat niet elke vraag apart een hele reeks berichten genereert.

Houd je inbox overzichtelijk

2005-09-24T10:10:00.000+02:00

In de inbox van je e-mailprogramma zouden alleen berichten moeten zitten, waar je nog iets mee moet doen. Houd de inbox overzichtelijk door berichten te archiveren:
- als je ze hebt beantwoord en afgewerkt;
- als je de activiteit die voortkomt uit het bericht een plek hebt gegeven in je agenda (je kunt dan het bericht uit het archief openen, zodra je met de betreffende taak aan de slag gaat);
- als je ze hebt uitgeprint omdat je de gegevens op papier bij de hand wilt hebben;
- als ze slechts ter kennisgeving bedoeld zijn en je ze gelezen hebt.

Neem een keer per dag de tijd om je inbox (bijna) helemaal leeg te maken, zodat je de volgende dag met een schone lei kunt beginnen.

Kies je vaste e-mailmomenten

2005-09-24T10:07:00.000+02:00

De één is erbij gebaat e-mail af te handelen in de loze ruimten tussen twee afspraken. Bij de ander past de strategie van de vaste momenten: bijvoorbeeld drie keer per dag een half uurtje: voordat om negen uur het kantoorleven losbarst, rond het middaguur en aan het einde van de werkdag. Dit is een kwestie van uitproberen.

De ervaring leert dat je, als je eenmaal begonnen bent met het lezen en beantwoorden van je e-mail, al snel wordt opgeslokt door het werk. Een goede tip is daarom voor jezelf een doel te stellen: ik werk maximaal een kwartier aan mijn e-mail. En nee, het is echt niet vreemd er even een timer bij te gebruiken (zie ook 'Breng je mailmania in kaart').

Nieuwsbrieven: sla de inbox over

2005-09-24T09:53:00.000+02:00

De meeste nieuwsbrieven hebben een lage prioriteit. Bovendien hebben ze een vaste afzender. De meeste e-mailprogramma's beschikken over filters die je kunt toepassen op berichten die voldoen aan een bepaalde eigenschap. Daarmee kun je bijvoorbeeld een bepaalde nieuwsbrief rechtstreeks plaatsen in een speciale map. De inbox wordt dan overgeslagen. In de hectiek van de dag, hoef je je dan alleen te bekommeren om de berichten met een hoge prioriteit. Ook e-mail van bepaalde afzenders kun je zo direct onderbrengen in een bepaalde map.

Kies 'Instellingen', 'Filters', 'Nieuwe filter maken'. Voer in een van de keuzevelden een vast gegeven in, zoals 'Van:'. Druk op 'Zoekinstellingen testen' om te kijken of de ingevoerde gegevens herkend worden. Klik dan op 'Volgende stap', vink 'Het Postvak In overslaan' en 'Het label toepassen:' aan en kies een label. Bevestig met 'Label maken'.

Gebruik de 'Postvak in'-assistent of maak - in Outlook 2003 - regels. Bekijk voor het maken van regels deze video-instructie op de Microsoft-site.

Web based e-mail

2005-09-24T09:48:00.000+02:00

E-mail zou overal en altijd bereikbaar moeten zijn. Gebruik daarom bij voorkeur e-mail die via internet (web based) bereikbaar is. De meeste werkgevers bieden naast Outlook op kantoor de medewerkers ook toegang tot de e-mail via Outlook's webmail.

Er zijn tegenwoordig ook mogelijkheden voor mobiele toegang tot je e-mail, bijvoorbeeld met de Blackberry. Dit is een uitgebreid mobieltje met toetsenbordje. Het grote voordeel van web based e-mail is dat je op iedere plek met een internetverbinding verloren momenten kunt gebruiken om je e-mail te verwerken.

Google's GMail is uitsluitend web based te benaderen. Belangrijk om te weten: de mail wordt hierbij niet op je eigen computer bewaard.

Vertel wat je gaat doen

2005-09-24T09:33:00.000+02:00

Er zijn nog altijd mensen die je enige tijd na het verzenden van een e-mailbericht opbellen met de vraag of je het bericht ontvangen hebt. Ze hebben immers geen antwoord van je gekregen. En zo gaan weer kostbare minuten verloren. Stuur daarom - als het relevant is - een kort berichtje waarin je vertelt wat je wanneer zult gaan ondernemen naar aanleiding van de vraag of het verzoek. Noteer dit eventueel in je agenda, zodat je het bericht uit de inbox kunt wissen.

Heb vertrouwen als je delegeert

2005-09-23T09:10:00.000+02:00

We delegeren allemaal weleens een klein klusje: er komt een vraag of een verzoek binnen per e-mail, dat we vervolgens doorsturen naar een collega, omdat die beter op de hoogte is of het betreffende klusje tot zijn takenpakket hoort. Na het doorsturen (forwarden) van een e-mailbericht kun je het oorspronkelijke bericht natuurlijk in de Inbox laten staan: als geheugensteuntje om op een later moment even na te vragen of dat klusje nog afgewerkt is door de collega.

Waar dat mogelijk is, is het effectiever je collega te vertrouwen en het oorspronkelijke bericht gewoon te wissen. Maak eventueel een aantekening in je agenda om bijvoorbeeld na een week nog eens te checken of het gedelegeerde klusje is uitgevoerd.

Delegeer met beleid: geef klusjes alleen door als je weet dat ze daarmee een betere handen zijn dan de jouwe.